少即是多的 10 种实用方法

我比其他人更频繁地遇到一个生产力问题,那就是相信做更多的工作是好的,做得更少是坏的。然而,现实比根据一个人或组织工作的工作量来判断有效性要复杂一点。

在工厂环境中,如果你能增加生产的单位数量,同时降低成本,或者至少不增加成本,这是一件好事。工作中原则越少-更少的输入产生更多的输出.

我们可以为我们的生产力创造同样的想法。利用我们的技能、专业知识和创造力,通过少输入多产,创造出大量工作。

所以,这里有 10 种方法,少即是多:

1.你的电子邮件越短,它们就越有效

当你写一封超过三段的电子邮件时,你的电子邮件将是收件人阅读的最后一封电子邮件 — 如果它被阅读的话。没人想读一封长邮件,即使你是老板, 很可能会阅读第一段来确定电子邮件是否紧急,如果不是,收件人不太可能进一步。

如果你想快速阅读和回复你的电子邮件,少写。你会收到更快的回复,并完成更多的工作。

2.你写的邮件越少,你收到的邮件就越少

简单,但非常有效。收到最多电子邮件的人是发送最多的人。如果你很难控制你的电子邮件,那么看看你发送了多少封电子邮件。

在决定电子邮件是传达信息的最佳媒介之前,问问你自己: 你如何才能最好地传递信息?打电话会更有效吗?或者可能从椅子上站起来,沿着走廊和这个人说话,会更快地得到你想要的结果。

电子邮件经常被认为是影响一个人效率和生产力的最大因素,所以写更少的电子邮件,收到更少的电子邮件,完成更多重要的工作。

3.创建更短的演示,观众记得更多

曾经坐过一个小时的演讲吗?这个演讲有数百个点、数字和幻灯片。那个演示有多有效?后来你还记得多少?可能很少。当你专注于更少的点时,你的观众会记得更多。

保持演示简单是非常困难的。你必须决定保留什么和取出什么。但是,如果你专注于不超过三个点,你会发现你的观众比你试图在他们身上转储多个点和数字时记得的要多得多。

此外,如果你提前完成你的演讲,给你的观众 10 到 20 分钟他们没有预料到的时间,你将会交很多新朋友。

4.将默认会议时间从 60 分钟改为 30 分钟

这个技巧每次都有效。你有没有想过为什么会议似乎总是安排在一个小时内?那是因为日历块总是一个小时。这并不是因为最好的会议持续了一个小时。我参加过的一些最好的会议持续了不到 15 分钟。

当您将默认会议时间从 60 分钟更改为 30 分钟时,您会发现您的会议更频繁地准时开始和结束,更多的人将出席, 你到达这一点的速度要快得多,更多的信息被保留下来,因为人们被要求记住的东西要少得多。

5.少安排工作

这可能看起来与直觉相反,但我发现人们对他们每天能做多少工作的评估并没有准确反映现实。因此,一个人可能有超过 20 项任务的每日待办事项清单,并且只能完成其中的 10 项任务。

未能完成你每天为自己设定的任务会让你感到压力很大,工作过度,这意味着你的精力下降,你对一天和工作的热情降低。

相反,尽量安排工作半年用量通常会做的,如果你得到提前完成,明天去工作的任务。这会让你对你的工作和一天感到更加精力充沛和积极。

6.创造更少的目标

类似于每天安排更少的任务,每年给自己更少的目标也有效。

在我二十出头的时候,我记得在开始这一年的时候,我列出了 10 到 15 个新年决心,但每一个都失败了。只有当我为这一年制定了 2 到 3 个主要目标时,我才开始更加一致地实现我的目标。

那是因为我关注的更少,这让我更加关注一些重要的事情。这有点像那些让你调节头部水流的淋浴。你可以让水覆盖更广阔的区域,但这给你留下了更少的水流, 或者你可以调整它,让更多的水从更小的区域流出,给你更强大的水流。

焦点以同样的方式工作。当你专注于一个更小的领域 — 更少的目标 — 你的专注会更强大。

7.少吃会给你更多的能量

这是生活中最奇怪的事情之一。我们从小就被告知,食物给我们能量。总的来说,这是真的。但是今天,我们吃的食物比我们需要的要多得多,加工这些食物需要大量的能源。

我相信你们过去都吃过一顿丰盛的午餐,包括米饭、土豆或其他形式的碳水化合物,结果发现自己下午感到非常疲倦和困倦。你当时有多有效?不是很。

如果你吃了一顿较少的午餐,你会发现自己感觉更有活力和精力,能够完成更多的工作。

所以,更少的食物等于更多的能量。更多的能量等于完成更多的工作。

8.做更少的决定

几年前,当关于苹果手机还是安卓手机更好的争论时, 我记得我的一个爱好安卓的朋友告诉我,安卓给了你更多关于手机外观的选择。他是对的,确实如此。你可以下载成千上万种不同的主题和配色方案。一切看起来都很棒。

当然,这里的问题是有太多的选择,所以你对哪一个是最好的感到麻痹。你花了几个小时尝试新的主题和配色方案,所有这些时间花在测试和尝试上是以做其他更有意义的事情为代价的。

我坚持使用苹果手机的决定给了我更少的选择,但给了我更多工作时间去做更有意义的事情。

决策疲劳降低了你在一天中做出正确决定的能力,因此给自己更少的选择意味着你在一天中做出正确决定的能力会持续更长时间。

额外提示: 减少您使用的应用程序数量。一个电子邮件应用程序,一个写作应用程序,一个笔记应用程序等。这意味着当你需要写东西时,你打开你的写作应用程序。因为你只有一个,你没有决定。笔记应用程序和电子邮件也是如此。

9.旅行时,少带行李

当你在机场旅行时携带的行李越少,你进出的速度就越快。如果你可以只带着一个旅行包旅行,你就可以穿越机场,有更多的时间享受你的目的地。

老实说,你带着手提箱和随身行李旅行了多少次,却发现当你回到家时,你只使用了随身携带物品的一小部分?

所以少装点东西,给自己更多的时间去享受你正在参观的地方。

10.减少工作时间

有一部名为《帕金森定律》的法律规定:

"工作扩大,以填补完成工作的可用时间."

这意味着,如果你给自己两个小时来完成一项任务,你将需要两个小时来完成它。然而,如果你只给自己一个小时来完成同样的任务,你只需要一个小时。

当你把帕金森定律应用到你的工作中时,你会发现你开始完成那些过去需要一两个小时才能完成的任务。因此,当你减少工作的时间时,你会在这段时间内完成更多的工作。

我的一个客户进行了一项实验,他在首尔办公室有 24 名工作人员,在巴黎办公室有 24 名工作人员。他们的工作包括在各自国家的广告活动本地化。

在巴黎办事处,他们严格遵守合同规定的工作时间。他们上午8:30 开始工作,下午5:30 结束。在首尔办公室,当他们完成工作时,文化要轻松得多。通常,他们会一直呆到下午7点,这样他们就可以和同事一起吃饭。

他们发现,首尔办事处需要更多的时间 (每个员工平均每周额外工作 7 小时) 来完成与巴黎办事处相同的工作。这是由不同的工作文化造成的。在巴黎,人们工作到合同规定的时间。在首尔,他们对合同规定的工作时间更加放松,工作速度也不那么紧张。

这是帕金森定律的一个明显例子。

最后的想法

少即是多的原则就在你身边。我在这里给了你 10 个例子,并向你展示了它为什么有效。你可以找到与你生活所有领域相关的其他人。

当你把这些原则应用到生活的其他领域时,你会发现你有更多的时间去做更多你喜欢做的事情。

如果你想了解更多关于 “少即是多” 的信息,请查看以下文章:

  • 如何利用 80 条规则在生活中取得成功
  • 少即是多: 如何用更少变得富有成效
  • 工作中的极简主义者如何让你更成功
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