专业人士的 10 个最佳时间管理技巧

我们一天都有相同的 24 小时工作时间,但是你如何从这段时间中挤出最大的时间来获得实时节省时间的结果呢?

这不是要更加努力地工作,因为这只能到目前为止,而是你如何计划和安排你的时间,然后你如何最大化你计划的时间。

这些时间管理技巧的关键不是做一次,而是一遍又一遍地重复,直到它们成为习惯。这时周围的人会认为你一天有超过 24 小时的时间。

1.当你最有条理的时候计划你的一周

最重要的时间管理技巧之一是计划你的一周。

每周同一时间做这项任务,不仅会养成节省时间的习惯,还会对你的心态和幸福产生积极影响。

让我解释一下。

通过计划你的一周,你对自己做出了一些小的积极的承诺。每次你兑现并遵守这些承诺,你的信心就会增长,随着你做得越来越多,你会对自己感觉更好。

当你在集中精神状态下计划对你来说重要的事情时,这种方法可以节省你的时间。在这一周,在那些预先计划好的时段里,你就不会那么想做别的事情了,因为你可以提醒自己我计划这件事是有原因的。

所以计划你的一周,信守你对自己做出的承诺,看到实时节省时间的结果。

2.计划接下来的工作日,度过一个轻松的夜晚

如果你在一天的工作结束后,这种方法有助于放松你的思想,让你享受你的夜晚,而不用担心工作。

你只需要每天 5-10 分钟和一个便签本。它很快,对你如何管理时间有相当大的好处。

每天结束时,写下你第二天想完成的十项任务。

接下来,从这些任务中选择一个你必须完成的任务,无论是什么,并用一个H 代表高.

然后添加M 代表中号五个左右的任务。这些是你需要完成的任务,但是如果你不能全部完成,这是可以管理的。

剩余的任务标记为“L” 代表低。这些很好,而且应该是简单的任务。

有一天工作计划好了,你可以离开工作的那些任务应该都写下来,准备好你的第二天。

3.控制你的一天,这样它就不会控制你

计划你的一天是你能做的最有影响力的时间管理技巧。它允许你控制你的一天,而不是让一天控制你。

这种方法很简单,而且当你的工作日没有按计划进行时,它有灵活性。

拿一支铅笔和记事本!

在你的记事本中,将一天分成 30 分钟的部分,09:30,10:00 等。在每节之间一行或两行添加它们。

现在看看你的工作日记,添加任何固定的东西,比如会议。

接下来,把你的高优先级结束任务添加到你的 30 分钟部分。

如果你还有空闲时间,不要让它们空着。

如果有一天早上你在为动力而挣扎,试试这个:

选择一些简单、快速的任务,并先完成它们,如果你推迟了更难的任务,不要担心。先做简单的任务会给你动力和正确的心态去处理困难的事情。

4.明智地管理分散工作注意力的同事

如果你不断分心,你的一周、一天甚至下一个小时计划得有多好并不重要。分心会导致注意力不集中,是拖延的大门。

这个时间管理技巧是关于创造正确的工作环境,所以你可以最大限度地利用你必须尽可能高效的时间。

Nir Eyal 的书Indistractable解释说,如果你想变得真正有生产力,你必须变得不可或缺。其中一个最大的娱乐场所工作的地方往往是我们的同事一起工作。

对于最分散你注意力的同事,只需在每天开始时问他们,他们需要你做什么吗?这样做,你是在他们没有意识到的情况下给他们做计划,但这是你的条件。这减少了当天晚些时候随机请求的机会。

5.按你的条件处理电子邮件

有时,管理收件箱会感觉像是一份全职工作。你也可能陷入感觉你已经做了很多事情的陷阱,因为你发送了大量的电子邮件,或者到达了神秘的收件箱零!

虽然发送几封电子邮件可能令人满意,但问题是电子邮件也被用作拖延的一种形式,因为当你不喜欢努力工作时,它们是一项简单的后备任务。

那么你做了什么来阻止这些干扰,减少电子邮件造成的压力呢?

你计划何时阅读并回复你的电子邮件,这样你就能掌控一切。

不列颠哥伦比亚大学的一项研究显示,你应该一天只检查三次你的电子邮件,这样做可以减轻压力。

所以在每天开始的时候,计划好你什么时候检查你的电子邮件。你检查电子邮件的频率取决于你的工作,但少即是多,理想情况下不超过三个。

这种方法仍然可以让你控制你的收件箱,但是你是在对你有用的时候做的。

6.消除电子干扰并成为现实

在工作中,你有多少次看到有人被手机或笔记本电脑上的通知分散了注意力?

手机和笔记本电脑通知每天都分散我们的注意力,但它们也已经成为一种可接受的干扰。

在大多数工作中,即使我们觉得需要,你也不必对通知立即做出反应。这是科技创造的习惯。

这并不一定是这样。

浏览手机和笔记本电脑上的所有通知设置,只打开关键的设置。在大多数情况下,这应该只是电话。

通过关闭这些通知,您可以在对工作的时间检查电子邮件、信使等,而不是在它们到达的时候。

您还可以关闭出现在移动和桌面应用程序上的数字计数。你不需要知道你的收件箱里有多少封电子邮件,尤其是如果你已经计划好了什么时候检查你的电子邮件。

如果你没有打开这个徽章功能,它会让你分心,这会让你远离工作,影响你的时间。

尝试几天,看看它会对你的时间管理产生积极的影响。周围的人也会看到变化,因为你会更多地出现在家里和工作中。

7.点击计时器,深入你的注意力

停止一项任务通常发生在你已经完成、失去兴趣或者分心的时候。当你分心时,重新聚焦平均需要 23 分钟,所以你需要尽你所能保持这种聚焦状态。

不幸的是,失去兴趣和注意力分散是时间管理斗争的最有可能的结果,所以这就是为什么设置计时器会有所不同。

通过设置一个计时器,你向自己保证,在计时器结束之前,你不会分心或工作其他任何事情。这个小小的承诺会对你的时间管理产生相当大的影响。

你可以尝试不同的时间长度来看看什么对你有效,例如,如果你使用番茄工作法,25 分钟。25 分钟听起来可能不长,但是通过保持 25 分钟的全神贯注,你会惊讶于你能完成多少。

8.找出你不应该把时间花在什么上

每天,我们都把时间花在那些让我们无法做我们应该做的事情上 — 不管是社交媒体、电子邮件还是我们宁愿不做的任务, 比如每周一次的商店或者熨衣服。

所有这些耗时的活动可能看起来微不足道,但当涉及到时间管理时,它们都加起来了。

你可能在想,我必须做这些,但是有一种叫做 “待办事项清单” 的技术可以有所帮助。

这不仅仅是完全停止无影响力的任务。它也可以是关于自动化或委派任务。

那么,你如何创建一个待办事项列表呢?

首先,花 10 分钟写下所有并不真正适合你或帮助你到达你真正想去的地方的事情 (例如,看电视、社交媒体、购买食物, 打扫房子)

接下来,将每一个放在自动化、委托或消除的标题下。

自动化可以用于你的每周商店,你现在使用一家公司将配料和食谱送到你家门口。

代表可以每周为你的房子找一个清洁工。

消除可能是你工作回来就停止打开电视。

一旦你创建了你的不做清单,确保你每月重复一次这个过程。

每个月你都会得到你没有意识到的时间。

9.清理你的大脑以最大化你的注意力

我们的大脑每天都在处理成千上万的想法; 令人沮丧的是,其中许多是我们在那一刻无法完成的行动。

头脑混乱会影响我们的时间管理,因为我们无法专注于头脑中的这些杰出行为。

这里有一个简单的方法来理清你的思绪:

无论你走到哪里,都随身携带一个小记事本和钢笔。它需要小到足以装进你的口袋或包里,并且必须容易接近。每次当你外出走动时,一个想法或行动突然出现在你的脑海中,把它写下来。

这可能是一个想法,一些鼓舞人心的东西,一个当你回家时的行动,任何事情。

然后你所需要做的就是及时安排时间,以确保你采取所有这些行动。每隔几天就够了。

通过在纸上捕捉任务,而不是让它们在你的大脑中积累,你就可以在集中的状态下自由工作处理当时重要的事情。

10.向他人许下承诺

如果你要对自己或朋友做出承诺,你认为你最有可能遵守哪一个?

在大多数情况下,这将是对朋友的承诺。

你可以通过与朋友分享你必须完成任务或项目的承诺来利用这一点。

告诉你的朋友你想实现什么,为什么和什么时候。然后让他们在不同的时间点和你联系,直到你说你会完成这个项目。

在做这个项目的时候,你会在脑海里有你对朋友做出的承诺。你做出的承诺将成为你集中精力并充分利用时间完成项目的驱动力。

该最后

所有这些建议每天只需要你一点点的时间,但是当你使用这些方法时,你节省的时间将是很重要的。

在你的日记中加入提醒,将这些提示放在脑海中,因为一旦你开始定期练习,它们就会成为习惯。

它们可以独立使用,但一起使用时会更强大。

随着时间的推移,你周围的人会问你如何找到时间在一天内取得如此多的成就!

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