当一切似乎都很重要时,如何确定工作的优先级

即使随着现代技术的进步,一天中只有这么多的时间来填满我们需要做的一切。一个简单的 “待办事项” 列表并不总是能解决它,而且在没有桨的任务海洋中很容易感到随波逐流。管理你盘子里所有工作职责的关键是优先化。

理论上,优先排序非常简单: 写下你需要做什么,然后开始做。

不过,优先排序是这样的-它总是在变。每个项目经理都知道事情会发生,会失败,会四处走动。我们如何适应这些变化可以决定我们完成不断增长的待办事项清单的有效性的成败。

在这篇文章中,我们将研究各种方法来帮助你成为工作中时间管理的大师,并防止所有那些众所周知的旋转的盘子撞到地上。

1.写出你需要做的所有事情

成为优先排序大师将有许多好处。你会做得更多,更快地爬上工作阶梯,有更多的空闲时间享受工作之外的生活。然而,这一切都是从列出你需要做的事情开始的。

写下你今天、明天、本周和本月在工作中需要完成的事情。不要担心订单-我们将在一分钟内完成-只需写下所有内容。

2.首先问: 这里真正重要的是什么?

很有可能,你有一份相当完整的清单,其中很多似乎是最重要的事情,或者至少是最优先的事情。其中一些任务很可能是首要任务,但其他任务可能会等待。如果你想解决清单上的首要任务,他们就必须这么做。

每个优先级都属于以下级别: do 、 defer 、 delete 和 delete。你还不一定需要给每个优先级分配一个标签,因为有几种方法可以帮助你摆脱困境。

3.成本、范围和时间的三角

有效的项目经理用来帮助确定大型项目任务优先级的一种方法是将每个任务看做等边三角形。每个优先级的一方可以通过其成本 (完成任务所需的资源) 、范围 (任务有多大) 和时间 (完成任务需要多长时间) 来衡量。这是一个显示三重约束的图表,由现场项目经理举例说明:

当一切似乎都很重要时,如何确定工作的优先级

你也许可以改变三角形的某一面,也许可以减少完成它所需的成本,但这可能涉及改变范围或截止日期。

使用它:

如果某项任务的最后期限和范围不能改变,那么该项目可能是最优先的,必须在成本或其他任务的范围上做出妥协。

4.应用艾森豪威尔矩阵

“我有两种问题: 紧急和重要。紧急的事情并不重要,重要的事情也永远不会紧急。“– 德怀特 · 戴维 · 艾森豪威尔总统。

正是从这句话中,艾森豪威尔矩阵的优先顺序形成了。还记得我们提到的那些做、推迟、委托和删除标签吗?

以下是它们发挥作用的地方,如詹姆斯 · 克利尔的图表所示:

当一切似乎都很重要时,如何确定工作的优先级
  • 紧急 & 重要 = 做。就像在,现在就做。
  • 重要 & 不紧急 = 决定。以后再做,并决定什么时候做。
  • 紧急 & 不重要 = 委托。把任务交给别人。
  • 不重要 & 不紧急 = 删除。不要在上面浪费你的时间。

5.吃青蛙…… 相信我!

如果你允许拖延,那么其他一切都会变慢,你会完成更少的事情。马克 · 吐温建议说,如果你先吃掉青蛙 (你要避免的待办事项),那么接下来的一天将会感觉一帆风顺。

你如何开始你的一天可以真正确定你有多有效率。首先确定并完成你最重要的任务 (MIT) 会让你完成其他一切。

6.用 ABCDE 方法使你的优先次序精确

一切可能看起来都很重要,但不是,而且有一种方法可以找出什么是什么不是。

查看你清单上的每个项目,并在 a 和 E 之间给它一个字母 (A 是最高优先级)。现在给每一个 A 一个与你要做的顺序一致的数字。

重复该过程,直到每个任务都有一个字母和一个数字。你会开始更加清晰地注意到什么是最重要的,什么是 d2。

7.保持事情的真实性

很有可能你不会在你想要的精确时间完成清单上的每一项任务。事情经常在你最不希望的时候发生变化,所以对你能做的事情保持灵活和现实是很重要的。

如果你发现自己太忙了,以至于经常缺乏完成工作的精力,那么你可能需要仔细看看可以委派和删除的内容。

8.确定你的 20% 任务

帕累托原理指出,为了达到真正的效率和有效性的涅槃,你应该从 80% 的努力中获得 20% 的结果。这说起来容易做起来难,但是有一些技巧你可以用来付诸实践。

如果你只能完成五件事,它们会是什么?

现在拿走其中三个。它们是什么?

现在只选择一个。

那是麻省理工学院。

9.停止经常检查你的电子邮件

你可能以前听说过,但是当涉及到像老板一样优先工作时,值得一提的是。

不要经常查看你的电子邮件。根据一项对近 20,000 名在职专业人士的调查,最成功的人有一个非常特殊的共同点 — 他们非常擅长管理收到的电子邮件。他们知道如何过滤那些与他们最高优先级相关的电子邮件,这就是他们关注的。

此外,不要让检查电子邮件成为工作中的第一件事!原因如下。

10.修订和重新评估

我们的生活在不断变化,星星永远不会为你的待办事项清单上的每一件事完美排列。截止日期被推迟,项目被放弃,日常生活可能会碍事。

麻省理工斯隆管理学院的高级讲师罗伯特 · 波曾建议每天晚上睡觉前查看你第二天的时间表,并根据需要修改和重新评估你的项目。

11。充分利用现代技术

一个易于使用的时间管理和规划工具可以真正帮助消除所有这些优先级。不管你的生活有多忙,也不管你有多忙,保持一切井然有序对于完成大部分工作都是至关重要的。

也许你是一个谷歌电子表格类型的人,或者也许你想要一个带有所有花哨功能的应用程序。有很多选择,所以找一个适合你的,然后把它投入使用。

12。从沃伦·巴菲特那里拿小费

缩短实现珠穆朗玛峰长期目标的道路的很大一部分是清除阻碍它们的杂物。

据报道,沃伦·巴菲特告诉他的私人飞行员列出他的前 25 个目标。然后他告诉他圈出五个最重要的。其他一切都应该避免,因为这些事情可能看起来很重要,但不够重要,不足以获得与前五名相同的能量。

13。你在委派吗?因为你应该

四个 Ds 中的 “代表” 部分对于一些可能不愿意寻求帮助的人来说可能很棘手,但这是一个需要学习的关键技能。如果你伸出援手,你的老板可能会帮忙。实习生或新雇员可能渴望了解你的业务运作的一个新方面。你团队中的其他人可能比你更擅长某项任务。

如果你学会适应在需要的时候委派某些职责,你会更快地完成这些任务。

在本指南中了解如何有效地委派任务: 如何有效地委派任务 (分步指南)

14。漏水的船难题

当把这些任务放在优先位置时,请记住你的时间有多宝贵。花在错误优先级上的时间就是浪费时间。开始一个项目 (船) 很容易,但是遇到改变其结果或重要程度 (泄漏) 的变化, 然而,我们感到不得不完成它,发现自己在划一艘正在下沉的船。有时候,最好的办法是搬到一艘新船上,而不是修复漏洞。

15。应用 5 个为什么

由一位日本实业家开发,这种确定优先级重要性的方法非常简单。事情是这样的:

写下任务以及为什么它很重要。

你越少回顾为什么这项任务很重要,它就越重要。

如果你需要多次提醒自己为什么它很重要,那么完成这项任务的好处可能并没有那么大。

在此了解更多关于 5 个为什么的技巧: 如何使用 5 个为什么的方法来有效地解决问题

16。不要让颠簸让你出轨

总有一天,青蛙会打败你,你盘子里的一切看起来都像麻省理工学院。每个人都有这些。

对于任何项目经理、企业家或成功人士来说,重要的是在开发和工作时的一致性。

会有漏水的船和没有人可以委托的时候。后退一步,仔细看看那些工作重点,并保持专注。

最后

我们只把工作日的大约 40% 花在主要任务上,像检查电子邮件、会议和琐碎任务等事情会消耗掉一天的剩余时间。然而,如果你学会如何有效地区分优先级,你很快就会发现管理这个庞大的待办事项列表更容易,完成那些必须做的任务会更快!

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