有效待办事项清单的 15 个策略

一个古老的生产力技术是经典和有效的待办事项清单,这是有充分理由的。这是你和其他人完成任何事情的最有成效的方法之一。无论是心理清单还是你正在写的东西,待办事项清单都是一个基本的生产力工具。

同时,它是周围最令人困惑的生产力工具之一。许多人出于各种原因诋毁这一点,不相信待办事项清单有任何好处。但我的论点是,也许你和其他人没有制定一个有效的待办事项清单,所以在这里我们将讨论如何做好一件事。

为什么要费心处理有效的待办事项?

你用错了

在进入策略以制定有效的待办事项列表之前,值得知道为什么你应该费心去制定一个。第一个重要的一点是,很多人一直在做列出所有错误的事情。

两个最常见的错误是:

  • 人们使用列表来衡量他们是否有生产力。
  • 他们在清单上放了太多的项目。

不过,你或其他人为什么这样做是可以理解的。待办事项列表是一种生产力工具,因此堆积任务是有意义的。然而,大脑不是那样工作的。如果你的清单上有很多任务,那感觉就像折磨,因为清单永远不会结束。

起初,你总是有事情要做,这感觉很好,但是记住你一天只有这么多时间。重要的是,你要把更多的价值放在高质量的工作上,而不是纯粹的数量上。

同样,如果你是一个倾向于寻求认可的人,待办事项清单可能会很难。总有一天,由于生活事件,你不会把所有的事情都做完。这会产生不必要的压力,让你陷入压力旋风。

它可以帮助你保持专注

当您构建有效的待办事项列表时,这些列表的主要目标是提供清晰度和重点。如果你做错了,你可能已经注意到你正在专注于你的待办事项清单上的一项任务并完成它。

这可能会被列表中的多个项目所掩盖,但是你在给定的时间内专注于一项任务。不过,当你考虑有一个更短的待办事项列表时,你会真正看到这一点。

我知道待办事项清单并不适合每个人,但这种关注在开始时对人们有所帮助。你仍然不确定你的目标或者你想走的路。你也可能很难确定下一步工作的.

待办事项列表是一个指南,您可以随时查阅。此外,我将在下面提到的技术将使清单对你更有效。

有效待办事项清单的 15 个策略

当你考虑你可以融入其中的各种策略时,你将开始看到待办事项列表有多强大。这是你的待办事项列表,请从下面的策略中选择适合您的策略。如果你不确定,不要害怕尝试和混搭几种组合。

记住,通往成功的道路是一条有许多分支路径的道路,所以你使用的方法是你的选择。

1.将列表分成两部分

第一个策略是将列表分成两部分。这两个部分被称为日报和待办事项。

日报是你想要开发更多的日常任务。例如,如果你想养成早上锻炼的习惯,每天的任务可能是遵循 15 分钟的锻炼程序或者走一个小时。

你要做的是非日常任务,你需要在某个时候完成。也许你需要在工作中准备一份报告或者做一份报告。你可以把它放入你的待办事项栏。

这是一个有效的策略,因为它节省了大多数人被吸引的所有混乱。如前所述,人们会填写他们的清单,其中很多通常是你无论如何都会做的任务,比如去杂货店购物或者把孩子送到朋友家。

2.限制项目

如果你发现把你的清单分成两部分太多,我会建议在列出这些清单时,简洁是一种美德。您可以设置任意数量的项目,但关键是您确实有一个设定的限制。有些人不超过七个,而另一些人低至三个。做让你觉得舒服的事。

这背后的想法是缩小你那天需要完成的最重要的任务。当然,你白天还会做其他事情,这很好,但是你想在一天结束前优先考虑你要做的事情。

3.对复杂任务使用检查表

如果你已经列出了狭窄的清单,但却投入了更艰巨的任务,我的建议是将这项任务分解。无论是你需要采取的全面步骤,还是记下需要呈现的重要细节,都取决于你。

无论哪种方式,这都可以让你确保以正确的方式完成所有事情,并且不会遗漏任何关键细节或步骤。

4.先解决MITs

麻省理工学院是 “最重要的任务”。“看待这个问题的另一种方式是首先解决最大和最令人生畏的任务。你为什么要这么做可以追溯到我们的大脑是如何工作的。

在开始更大的任务之前,你可能会觉得必须先做更容易的任务,但问题是这些任务 — 即使是简单的任务 — 会耗尽你的精力。此外,如果你有一个非常大的任务要完成,很有可能这一天你会想到。这意味着你一想到它就花了更多的精力。

如果早上第一件事就是处理这个令人生畏的大任务,所有这些都不成问题。

5.创建 “完成” 列表

另一个需要考虑的有趣方法是有一个 “完成” 列表。这是您从待办事项列表中完成的任务的列表。许多人发现仅仅从他们的列表中划掉一个项目并完成它是令人满意的,但是根据你在这些列表上的内容,完成的列表可能是鼓舞人心的。

想象一下,如果你是一个把高于平均水平的困难任务放在你的待办事项清单上的人,这些活动需要一两个小时才能正确完成。如果在一天的工作后,你通过这个列表注意到你一天中完成了多少,这可以激励你做更多的事情。

6.让你的清单容易被发现

从彩色纸张到张贴在一个明显的地方,你希望你的清单在一个你可以轻松发现它的地方。请注意,你不需要一直把这个清单放在面前,因为它会造成不必要的压力。但是把它放在一边是个好主意 — 向一边看一眼,你就知道需要做什么了。

7.给它添加游戏元素

如果在制作待办事项列表时,笔和纸不是你的事情,那么也有几个应用程序可以指导你。待办事项列表应用程序的美妙之处在于,有更多的创造力空间,一些开发者将游戏融入其中。

例如,Todoist有一个成就系统,个人在完成更多任务时获得徽章。还有赏金任务,这让你觉得你的任务是视频游戏中的支线任务。

8.给自己最后期限

工作扩展到分配的填充时间。

这是一种古老的哲学,对我们的生产力来说仍然是正确的。例如,假设你被指派写一份报告,你有一周的时间去做。你可能会在一周内稳定地工作。或者如果你是一个拖延者,你会把它推迟到前一天晚上并完成它。

但是,如果你被赋予了同样的任务,并且只分配了一个小时来完成它呢?你可能会完成报告,但你会优先考虑主要的,重要的点,并强调这些点,而不是用不必要的绒毛填充它。

关键是你的目标和你要做的事情清单上的项目,你想要有最后期限。说到做清单,我的建议是给自己一天时间完成那里的任务。这是足够的压力和激励你努力对他们工作

9.新鲜时添加任务

另一个策略是给自己分配任务,即使你正在做别的事情。请记住,这不是你现在必须做的事情,但这可以帮助那些努力思考下一步该做什么的人。

这和你听到有趣的东西并写下来是一样的。这是一件明智的事情,因为它可以让你不必纠结于这个想法,而不是专注于手头的任务。如果你是那种在一天结束时写下第二天待办事项清单的人,这也让你不必回忆任务是什么。

10.对修改你的待办事项清单感到舒服

根据你的整体心态,另一个好的策略是看看你的待办事项清单并对其进行更改。如果你正在实践之前的策略,你的待办事项清单可能会变得很长,你设定了不切实际的期望,你可以完成所有的事情。

通过给自己机会修改你的待办事项清单,你允许自己分散你的任务,而不是让它们聚集起来。这有助于你的心态,因为你不会被清单淹没。

11.编写任务,而不是目标

你的任务和目标应该有单独的列表。这个想法是不要把目标放在你的任务清单上。

虽然任务可以帮助你实现你的目标,但目标是更大的欲望,不是你一天中可以实现的。例如,“学会说法语” 是一个目标; 然而,你可以通过说 “阅读法语内容 15 分钟” 或 “看法语电影” 来把它分解成一项任务。”

这也延伸到目标。您可以将这些视为里程碑。回到说法语的例子,一个目标可以是,“用法语和某人讨论我最喜欢的食物。” 这是你从实践中寻找的理想结果。

12.保持待办事项清单简要

在这里,简短意味着可扫描,因为您可以快速查看列表并知道需要做什么。你如何做到这一点是通过专注于特定任务的关键词,而不是拖出来。例如,说你的车库一团糟,你想清理它。不要写一个很长的句子,保持简短,写一些像 “清洁车库 30 分钟” 这样的东西。或者简单地说 “清洁车库”。”

使用此策略,在制作待办事项列表时,您花费的时间更少。此外,你依靠触发词来让你的大脑回忆这项任务的具体细节。

13.有多个列表

如上所述,为各种事情列出单独的列表是一个好主意,比如为目标、日常任务和待办事项列出单独的列表。另一种看待它的方式是建立一个系统,在这个系统中,你可以从三个列表中进行咨询。

这些列表是:

主列表

这就是你的任何长期目标所在,比如搬到新房子,摆脱债务,或者建立一个企业。这些事情需要一年或更长时间才能完成。

每周项目列表

这些是你想在周末前完成的事情。这些东西会将针慢慢移向主列表中的一些项目。从前面的例子来看,这些可以做关于获得商业贷款、找房子或建立储蓄账户的研究。

高影响列表

最后,这些是今天需要完成的任务。是否与前两个列表相关并不重要。这是放置高优先级任务的地方。例子可以是给特定的人打电话,或者做一个项目或者一份即将到期的报告。

通过将这些列表放在适当的位置,您将经常参考每周项目列表和高影响列表,并确定是否应该将每周任务移动到该列表中。

当你这样做的时候,你会开始注意到你的日常生活对那些写在主列表上的目标有多大的影响。这可能是鼓舞人心的,因为你正在做的事情正积极地让你更接近你的目标。

14.在你准备好之前不要增加难度

提到的一些策略表面上看起来很容易,但它们需要很大的精神毅力。动机是一件不寻常的事情,我们的大脑通过某种方式来处理。如果你正在寻找真正的改变和坚持的东西,最好的原则是首先保持简单和容易。

这可能是一个拖累,但你并不经常意识到这些小步如何在你开始跑步和追逐梦想的过程中发挥关键作用。如果你必须从简单的任务开始,不要感到羞耻。即使回到你做的日常工作,比如洗澡、洗衣服或购买食物也是一个很好的开始。

首先把这些项目放在清单上会让你觉得自己度过了富有成效的一天。从那里,你可以用更困难的任务挑战自己。融入一个锻炼程序,或者花半个小时完成一项对你有意义的任务。

这个想法是让自己放松成一个常规,这样你就不会感到不知所措。

15.测量你的时间

最后一个可以帮助你的策略是衡量你的时间。你完成一项特定任务需要多长时间?你不需要去寻找细节,但是要注意在一周内给自己安排时间,并得到花在这项任务上的平均时间。

为什么这很重要?这些信息可以通过两种方式进行分解。

第一种方法是将其用作标记来提高效率。根据任务的不同,您可以找到新的方法在更短的时间内获得相同的结果。

它还可以让你知道你可以在给定的一天做什么。如果你知道你要花一个小时左右的时间来完成整个早上的例行公事,你会更加意识到你是如何完成这个例行公事的。

此外,如果你知道第二天要做什么任务,你可以更好地管理你的时间,因为你大致知道完成所有事情需要多长时间。

最终想法

建立一个有效的待办事项清单并不像看起来那么容易。有各种独特的策略可以尝试,有些更具挑战性。然而,如果你有动力使用这种生产力工具来让你的生活变得更容易,那么它会变得更容易。你所需要做的就是不断努力和实验,并在必要时重新评估。所以今天就开始你的待办事项清单吧。

标签:

猜你喜欢