如何使用每周待办事项列表组织任务

保持专注并让你的一周富有成效需要承诺。加州大学进行的一项研究显示,你需要 30 分钟来重新集中注意力后分心的任务。。有这么多的分心吸引我们的注意力,我们如何完成我们的每周待办事项清单?

随着新技术的引入和远程工作的普及,你可以期待越来越多的分心。与此同时,当你掌握如何用每周待办事项清单来组织家务、任务和责任时,就有可能减轻自己的压力和负担。

什么是待办事项列表?

待办事项清单是一个时间表,详细列出你需要做什么以及什么时候必须做。待办事项清单的本质是让你简化生活,而不是让生活变得繁重。

如何准备每周待办事项清单

按照这些步骤为接下来的一周做好准备,列出一份全面的待办事项清单。

1.选择频道

找到一种适合你的媒介是很重要的。您可以使用笔和纸或利用数字应用程序来管理您的待办事项列表。然而,研究表明,当你手写时,你可以更好地记住信息。然而,找到有助于激励你更多的东西并坚持下去。

2.开发多个列表

您的多个列表应包含:

  • 主列表
  • 每周项目列表
  • 命中列表

你的主列表包括你想要长期完成的每一项任务。例如,完成所有Lifehack课程,清理浴缸等。您的项目列表包含在未来七天内需要您关注的所有任务。然后,你的高影响力列表,或者点击列表,包括你需要在 24 小时内处理的任务。

每天晚上,确定你需要从每周待办事项清单转移到第二天的热门清单的项目。

3.让它变得简单

你每周的待办事项清单不应该令人生畏。你只有 24 小时。因此,你可以通过突出你今天想要完成的家务和责任来简化你的点击列表,并把它们分成两部分。十件物品非常适合你的热门名单。

别忘了这个!

您的命中列表的积累构成了您的每周待办事项列表。

从你需要在 24 小时内完成的 2 到 3 项重要任务开始你的点击列表。这样,你就不会浪费时间清洗浴缸,而是完成明天早上到期的演示。

4.分解目标

你可以通过让你的目标更容易管理来更具体,而不是像 “在kindle上工作” 这样的项目。这样,你将消除恐惧因素。你可以这样做: 周一写书大纲,周二写第一章,第二天写下一章。

5.包括详细信息

你应该用完成任务的信息来支持每周待办事项清单上的每一项。例如,如果一个项目说 “注册一门课程”,你应该包括网站和课程名称。这样,你就节省了以后搜索信息的时间。

6.每个项目的时间

你每周有 10,080 分钟的时间来完成每周待办事项清单上的所有任务。为列表中的每个项目分配时间是合理的。例如: 从上午9点到下午12点写介绍,从下午5点到下午6点清洗浴缸,从到去超市买些杂货。一旦你的时间到期,你就进入下一个项目。

7.建立休息

出发前,你需要在清洗浴缸后休息一会儿。你可以分配 15 分钟来放松你的头脑,或者为下一个任务做准备。

8.使其可见和公开

您可以与您的责任合作伙伴分享您的待办事项列表。此外,把它贴在你的便签上,或者设置一个团队中任何人都可以访问的数字日历。

9.为调度分配时间

准备你的每周待办事项清单需要时间。最好的方法是为这项任务安排一个时间。阻止你的周五下午组织每周待办事项清单上的项目。

10.从一个新的石板开始

不要让旧任务堵塞你的日程。确保你每周都有一份新的清单。每天完成你的点击列表,这样你就不会用旧项目阻止你的每周项目列表。

现在,仅仅准备你每周要做的事情清单是不够的; 你需要掌握如何对列表进行优先排序,以获得最大的生产力。

如何确定每周待办事项列表的优先级

使用以下技术通过优先排序最大化您的生产力。

1.使用get Things Done (GTD) 方法

生产力专家和作家大卫 · 艾伦肯定说,尽管你有一个很长的待办事项清单,但你可以有所作为。你如何计划才是最重要的。完成任务技术使你能够专注于你最有影响力的任务,而不是任务的数量。

2.一次专注于一个任务

你知道哪个任务需要紧急关注。你只需要在完成下一项任务之前专注于这项任务。

杀人的不是一长串,而是多任务处理。

如果你选择不多任务,你会意识到你可以在困难的项目上取得显著的进展。不仅如此,你的压力水平会下降,你会在你正在完成的任务中找到更多的快乐.

3.评估你每周的进展

为每周选择几个重要的计划并不容易。这就是为什么你需要每个周末反思上周哪些有效,哪些无效。

此外,无论何时你完成一项任务,不要只是勾选 “已完成”,而是将其标记为 “进度”。”

周五晚上,评估你的进度清单,研究每一个项目。如何改进?每周遵循这个过程。

4.寻求帮助

有时候,事情会失控。最好的策略是向你的队友、经理或责任伙伴寻求帮助。

避免拖延超出你能力范围的活动。

5.学会说不

有时候,你觉得必须同意每一个请求,你宁愿牺牲你待办事项清单上的所有项目来说是。

说不你的时间表和精力无法适应的事情。做对你的长期目标重要的事情。

6.利用周五晚上反映

你应该在周五工作后反思你的一周。这样,你可以享受一个无忧无虑的周末,并从正确的方向开始新的一周。许多经理计划在周六晚上或周日晚上。确保你找到适合你的时间。

7.关注结果,而不是方法

关注结果有助于你确定如何评估你的成就。如果你专注于方法,你可能会发现很难说一个项目是否已经实现。

以结果为导向的方法将使你能够将你的目标标记为 “进步”。

8.分享您的生产力战略

当你和你的队友分享你正在做的事情时,这有助于你享受最大程度的支持。另外,其他人会把你当成订婚了。

此外,当你实现了你的目标后,与你的团队分享结果,并激励他们也这样做。

9.为您的一周选择主题

如果你有不同的任务,你可以把你的每周待办事项清单分成五天不同的工作部分。然后,每周拿出那些任务。确保你带着你的队友专注于你的一天。

杰克·多西推特的首席执行官,当他在两家公司每周工作 80 小时时,非常专注。他特别专注于计划他的一天,所以他为他的一周开发了一个主题:

  • 周一: 关注管理问题
  • 周二: 产品工作
  • 周三: 营销、通信和增长
  • 周四: 开发人员和合作伙伴关系
  • 周五: 企业文化

史蒂夫 · 乔布斯的一贯计划也很有成效。他周一召开了高管会议,周三专门讨论广告和营销。

10.尊重他人的时间

没有人喜欢被打断,无论是通过会议还是电子邮件。尊重别人的时间: 不要发短信、发邮件或打电话要求不必要的会议。当你这样做时,其他人会更可能尊重你的时间,帮助你避免不必要的分心。

最终想法

每周待办事项列表可以是一个很好的工具,让你负责和任务。使用你的待办事项清单,通过完成一组较小的重要任务并尽最大努力来最大化你的时间。

通过首先完成你最重要的任务来练习优先排序,并立即感到富有成效。这将激励你度过本周剩下的时间。

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