8 生产工作的基本项目管理技能

每个项目经理都有他们的长处和短处。尽管如此,要想真正富有成效,你必须具备适应能力并为任何情况做好准备的项目管理技能。

没有一个项目是永远相同的,尤其是当与不同的利益相关者、团队成员、第三方以及每个时刻的新挑战一起工作时。

项目经理和各种各样的工人都必须学习快,适应能力强,所以你不仅要有这些项目管理技能,但你也一直在努力如何改进它们。

作为项目经理,拥有这些基本技能可以让你高效、专业地工作。他们不仅会帮助你个人,还会帮助你改进团队,最终改善项目本身。

1.规划

如果你不是一个好的计划者,那么你就不会很有效率。

计划是项目管理中的一切,因为它包含了项目经理的所有职责,从项目计划、风险管理、预算、你的时间和你周围的人。

你需要能够在正确的时间和与正确的人一起执行正确级别的规划。一个总是召集团队一起制定新计划的项目经理将很快失去想要完成工作的团队的信心。

项目经理需要能够判断何时详细计划以及有多远,与短期计划相比,短期计划允许你逐步调整计划。

能够在长期规划和短期增量规划的细节之间取得平衡本身就是一项技能。一旦您能够让团队进入增量规划的自然流程,其中涵盖了风险管理和依赖管理所需的工作,您将成为项目经理。

当团队进入这个流程时,他们将是最有效率的。

成为一名优秀的计划者还需要任务管理技能,因为如果你没有生产力,工作就会堆积起来。

一个能够很好地管理任务的项目经理有能力知道什么时候做什么。专注于重要的事情而不是看起来紧迫的事情会给项目带来最高的价值。

2.适应性

作为项目经理,关键技能之一是适应能力到目前的情况或环境。在一个繁忙的项目中,没有一天是一样的,所以你必须为即将到来的一切做好准备。

这可能是项目方向的一个改变,队友从利益相关者那里询问了关于项目的病假、左外场的问题,或者被要求在最后一刻来介绍更新。

你需要期待一些你没有计划好的事情发生,这样当它发生的时候,你可以用平静的头脑去理解它,然后采取适当的行动。

在项目管理中,你通常不会根据刚刚发生的事情来判断,而是根据你接下来做了什么来解决这种情况。

也要准备好适应你每天呈现和交流的方式。例如,你与队友交谈的方式可能与你与首席执行官、财务总监或项目利益相关者交谈的方式大不相同。

3.解决问题

当你是项目经理时,每个人都希望你有所有的答案。这可能是相当令人生畏的,因为你永远不会知道所有的事情,或者像队友一样了解他们的特殊任务或专业知识。

你应该能够做的是解决项目任何方面的问题。这可能是一个问题,比如预算烧得太快,团队冲突,要求客户,或者项目延误。

要成为一个伟大的问题解决者,你需要在整个项目中有足够的主题专业知识来挖掘和探索,找出问题的真正所在。然后,您也可以使用不同的问题解决技术来解决这些问题。

作为一名项目经理,你必须始终领先问题一步,因为你需要思考它将如何影响整个项目。这种解决问题的系统思维方法是一项关键技能,因为如果一个问题只是在其他地方引起另一个问题,你就不想解决它。

4.沟通

作为项目经理,你必须是一个清晰而直接的沟通者,无论是口头还是书面的,因为你与不同的团队角色和利益相关者一起工作,资历各不相同。

成为一名优秀的沟通者的关键是简化你分享的内容,这样团队成员、客户或经理就可以把这些信息带到船上并付诸行动。

项目经理在那里保持正确的信息在正确的时间流向正确的人。

正确的信息也意味着接收者的信息量,作为一份首席执行官的报告,可能需要高层和简短,无论是书面的还是口头的,因为他们通常时间不多。

然而,你的经理的更新可能需要细节,因为他们需要更多的上下文,这样他们就可以提供帮助和建议。

当涉及到项目沟通时,一致性也是必不可少的,因为其他团队成员、经理或客户将围绕您提供的信息创建他们的沟通计划和更新。

当你交流项目的某些方面时,指定的天数必须是一致的,以允许这种情况发生。

你还需要能够提供写得好的交流,可以是电子邮件、报告或演示文稿的形式。

如果你缺乏写作技巧,那么这和不能很好地口头交流是同一个问题: 接受者要么不完全理解你在分享什么,否则他们不会信任它。

5.对学习的开放

作为项目经理,最好的学习方式是在工作中做或学习,正如有时所描述的那样。不幸的是,对我们许多人来说,在工作中学习是困难的,因为我们通常通过错误学到最多。

作为项目经理,错误将会发生,你如何处理错误并从中学习,才会成为一名伟大的项目经理。

回顾是你和你的项目团队自我发展和评估的一个重要部分。

你需要能够定期后退一步,看看哪些有效,哪些无效,以及你从中学到了什么。

您可以通过个人日记和团队回顾来实现这一点。日志是一种自然的方式来捕捉你的想法,经验教训和行动在任何时候。

随时随身携带日记是关键,它可以采取记事本或数字工具的形式。尽可能在情况发生时捕捉你的学习,因为它在头脑中是新鲜的。这将允许您在将来再次使用它。

促进回顾是作为一个团队学习的第一步,但是项目经理必须在回顾后支持这些改进并采取行动。这有助于建立团队士气,以及在帮助团队发展时对你作为项目经理的信心。

6.风险意识

有风险意识意味着你需要思考一个项目可能会出错,不是处于担心和压力状态,而是专注和可控状态。

你需要定期思考几周内某个特定的任务或工作流会是什么样子,以及如何确保团队尽可能高效。你还应该知道是什么阻止他们与任务、客户、工具或其他团队成员一起工作。

风险管理,就像一般项目规划一样,要求你能够在短期和长期风险之间取得正确的平衡。

一个可能在 6 个月内影响项目的风险不需要整个团队来下载工具并研究如何减轻它。然而,重要的是要计划一个可能在一两周内影响团队的风险。

风险管理不仅仅是项目经理; 这是团队的事情。项目经理不会想到每一个风险或者如何减轻它。团队需要支持这一点,以全面提高生产率。

项目经理可以调查并促进计划对话或状态会议,问题如下:

  • 这是假设吗?
  • 有什么能阻止你完成这项任务吗?
  • 我能做些什么来确保你拥有完成任务所需的一切吗?

当被定期询问时,这些类型的问题不仅有助于管理风险,而且随着时间的推移,团队开始在没有被询问的情况下提供答案。

7.商业意识

你需要了解项目的商业方面,以及预算在更广泛的业务背景下是如何运作的。

对商业化有一个详细的了解可以让你在预算潜在变化时加快或避免创建复杂的对话。

从长远来看,知道预算能做什么和不能做什么可以节省你、你的团队和你的财务总监的时间。

考虑以下示例。

该团队要求一个新的测试套件,因为它比你目前拥有的测试套件更先进。你知道它的好处,但是你知道这个项目可以在外部设备上花多少钱,以及为什么要制定这个预算。

你可以向你的团队解释他们不能购买它的原因,并给他们其他选择,而不是延长对话或与你的财务总监交谈。

很容易陷入项目的日常生活中,对预算管理不够重视。预算是项目的一个关键组成部分,因为如果你不盈利或保持盈利,那么它可能不会被视为成功。

项目经理必须能够平衡推动计划的同时管理预算。了解预算可以让你在与经理和利益相关者交谈时更快、更有信心地做出决策。

8.便利化

善于促进是举行一次富有成效和愉快的会议和让每个人都因缺乏进展而沮丧的会议之间的区别。

促进技能让你从团队中获得最好的想法,因为一个参与的团队成员很可能会大声疾呼。

出色的便利化也有助于通过合作讨论找出问题发生的原因。

拥有优秀的促进技能是你在运行项目时需要的一件事,但是理解你的团队是另一回事。您需要能够管理项目团队中的关系,并在某些情况下处理冲突。

项目经理必须善于与人相处,才能理解和发现他们的担忧、优势和劣势。

有了所有这些,你不仅需要能够促进团队动态,还需要促进各种类型的团队会议,比如规划研讨会和项目评审。

促进不仅仅是关于你如何管理一个研讨会和处理冲突; 作为一名项目经理,你还需要表现出同理心,对自己保持冷静,尤其是在压力大的情况下。

每个团队成员都有不同的故事,所以展示对他们情况的理解可以让你管理项目,不仅仅是通过数字和任务,还有个性类型。

底线

不断完善、适应和提高这些项目管理技能是不仅成为一名伟大的项目经理,而且成为一名富有成效的项目经理的关键。

如果你缺乏这些技能中的任何一个,影响可能是你的项目开始出现多个问题,尽管小问题在此刻似乎可以管理,随着时间的推移,它们开始混合成更难解决的问题。

定期回顾你的项目管理技能,不仅通过自我反思,还通过收集来自同行和客户的反馈。

生产力就是你如何最大限度地发挥你所拥有的技能,并应用你所采取的成功方法。你重复成功的越多,你改进的越快,交付成功的速度也会提高。今天就开始吧!

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