在工作中做好笔记的 6 种方法

作家蒂姆 · 费里斯的整个书架上除了笔记本外什么也没有,笔记本上堆满了他每天的涂鸦。这位自我优化大师曾经写道:

“我做笔记,就像有些人吸毒一样。”

维珍集团创始人理查德 · 布兰森是另一个狂热的记录者:

“维珍一些最成功的公司是从随机的时刻诞生的 — 如果我们没有打开笔记本,它们就永远不会发生。”

在大学里,人们非常重视有效的笔记 — 我仍然有几叠自己的螺旋笔记本,里面装满了疯狂潦草的课堂笔记。然而,一旦我们开始职业生涯,我们中的许多人就会失去这个习惯。但是在会议、头脑风暴和阅读期间,记录所有新内容仍然是一个重要的生产力和学习工具。

作为我自己公司的首席执行官,我很少不带记事本。时间是我最宝贵的资源,记笔记让我从选择如何消费中获得最大的价值。它也向我的员工发出信号,让他们也这样做。

如果你想知道如何优化这个简单的习惯,这里有一些专家支持的如何做好笔记的建议。

1.做旧派 — 用你自己的话

像鸡肉或鸡蛋一样,这是一个基本问题: 我应该使用纸质笔记本还是数字笔记应用程序?

亚历山德拉 · 塞缪尔为《哈佛商业评论》撰稿,强烈主张数字笔记。她认为用 Evernote 这样的应用程序做笔记是最有效的时间利用,并且使以后的检索变得快速和容易。

然而,并不是每个人都同意。根据另一位哈佛商业评论撰稿人 Maggy McGloin 的说法,研究发现模拟笔记有具体的好处。在一项研究中,研究人员发现,与手写笔记者相比,数字笔记者接受更长的 “类似转录” 的笔记,并且在后来的概念问题上表现得更差。

即使当参与者被明确指示不要逐字做笔记时,typers 仍然以 “类似转录” 的方式写作。虽然打字鼓励盲目的转录,但手写促使我们创造更简洁的笔记,提取信息以提高理解能力。

使用笔记本电脑或平板电脑也会让你分心,比如查看你的推特订阅源或在脸书上看到新的内容。令人惊讶的是,一个人的网络浏览会对她邻居的学习产生负面影响。在一项研究中,能够看到多任务者笔记本电脑屏幕的学生参与者 — 在这种情况下,查阅电影时间 — 在理解测试中的得分比没有这种分心的学生低 17%。

就我个人而言,我是一个模拟笔记本用户 — 我发现它更容易集中注意力,它迫使我将信息翻译成自己的速记。其他老派记录者包括比尔·盖茨,他更喜欢黄色笔记本,乔治·卢卡斯,他带着袖珍笔记本。

但是即使你不能放弃你的笔记本电脑或平板电脑,也要避免逐字抄写。练习不仅仅是倾听,而是处理正在说的话和使用你自己的话。

2.结构细致

在你记下任何东西之前要考虑的另一件事是: 如何组织你的笔记。使用一致的组织方法是以后参考笔记的关键。

《阅读杂志》比较了不同的方法,发现最严格结构的笔记 — 具有层次排序和编号小节 — 在质量和准确性方面得分最高。第二个最好的方法是两栏法,作者用左栏获取新信息,用右栏获取后续要点和关键主题。

蒂姆 · 费里斯通过索引发誓,这包括手动对一本书或笔记本的页面进行编号,并在封面或封底创建一个快速且易于扫描的主题索引。

玛丽亚 · 波波娃是广受欢迎的 Brainpickings.org 网站的创始人,她每周都会翻阅许多书,并将自己的学习内容融入日常博客帖子中。

她能够使用索引方法以极快的速度掌握整本书的概念。正如蒂姆 · 费里斯所解释的,波波娃在最后一页 (通常是空白的) 创建了一个替代索引,在那里她一边阅读一边记下重要的想法。在这些想法旁边,她会列出它们出现的页面。然后,波波娃使用这些模拟笔记,基于想法而不是关键词,一旦她准备好写一本书,就合成一本书。

我使用尽可能多的组织技术 — 索引、标题、编号和项目符号。我也为我的问题、观察和行动步骤留出空间 — 这将导致我的下一个策略。

3.记下你的问题和见解

无论你选择哪种结构,总是给你的个人反思留出空间。全球首席执行官蔻驰 · 萨比娜 · 纳瓦兹建议使用广阔的利润空间,在那里你可以记下 “你的想法、判断、反驳和你写下的每一个观点的问题”。纳瓦兹解释道,

“通过把它们标记在一边,你把自己的想法和别人说的话分开了。”

这种技术不仅迫使你不断接触和分析你所接受的信息 — 有助于学习和理解, 而不是死记硬背 — 它也使你能够组织未来的后续问题和行动方针。

一旦我完成了一个会议,我就会回顾我的利润,并给自己发一份接下来步骤的清单 — 比如给草稿的电子邮件, 为写一篇文章而安排的约会或灵感。这样,我确保我将新想法转化为可操作的计划。

4.记录非言语行为

一位同事告诉你: “我们准备下周与公司分享我们的新产品。” 但是他的肢体语言 — 紧张、坐立不安和担忧的表情 — 并没有表现出太多的自信。在这种情况下,注意你的观察,并在以后提出来。

“嘿,尼尔,你说你早些时候准备好了,但我想知道你是否愿意由我来主持演示并解决任何问题。”

我们与非语言行为进行了大量的交流,包括我们的肢体语言、举止和情感。根据帕蒂 · 伍德的说法,他是一位肢体语言专家,也是《Snap: 充分利用第一印象、肢体语言和魅力然而,在与一个人面对面的互动中,你可以在不到一分钟的时间里交换多达 10,000 个非语言的暗示 — 可能比我们单独的话语还要多。

有时候,没说的和没说的一样有价值。例如,如果我做一个报告,当我问问题时得到蟋蟀,这可能表明我做得很好。但这也可能意味着我的同事不愿意挑战我的观点。正如我之前所写的,健康的冲突对于一个组织的成长和创新至关重要。

非语言行为可以揭示一个需要立即解决的问题。多投资一点来记录和处理这些观察结果可以节省时间。

5.稍后回顾

记笔记有两个功能: 组织和存储新内容,并对内容进行认知编码。换句话说,它是一种存储和学习新信息的方式。这种物理存储功能是无用的,除非你以后真的复习你的笔记并反思你写的东西。

对学生考试成绩的研究突出了复习的重要性。发表在《心理学教学杂志》上的一项的研究发现,学生在考试中犯错并不是因为他们记了不好的笔记, 而是因为他们没有事先重读它们。

虽然你可能已经超出了为考试而临时抱佛脚的日子,但回忆你所学的东西即使不是更重要,也是一样的, 为了你的职业生涯 — 因为一旦我们完成测试,忘记新信息就不再有好处了。

正如理查德 · 布兰森所写:

“不要只是为了做笔记而做笔记,仔细检查你的想法,并把它们变成可行和可衡量的目标。”

这就是为什么我每周至少在日历上留出一次时间来通读我的笔记 — 从会议、电话中,随便你怎么说。作为首席执行官,在我的日子里,很少有一刻没有产生一些想法。

6.也在会议前准备笔记

最后一条建议是: 不要空手去开会。为了最大限度地提高效率,总是提前准备笔记,包括要涵盖的材料、问题和行动项目。

没有人比脸书首席运营官雪莉 · 桑德伯格更能体现这一点。米格尔 · 赫尔夫特在《财富》的简介中写道:

“她的日子是一连串的会议,她在一个绝对不数字化的螺旋笔记本的帮助下进行。在上面,她保存着讨论点和行动项目的列表。她一个接一个地把它们划掉,一旦检查了一页上的每一个项目,她就撕掉这一页,转到下一页。如果在一个小时的会议中每个项目都做了 10 分钟,会议就结束了。”

这些可能是唯一一种你不需要保留以供以后复习的笔记 (除非你在同一页上记录更多的笔记)。

总之,这些记笔记的策略可以帮助你组织会议和简化你的工作日。

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